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Digitales Büro für Unternehmen – aller Anfang ist schwer

Durch die Digitalisierung lässt sich das Papieraufkommen im Büro drastisch reduzieren.

Durch die Digitalisierung lässt sich das Papieraufkommen im Büro reduzieren.
Foto: anrt2 / flickr.com, Lizenz: CC BY-SA 2.0

Anzeige | Mehr und mehr Firmen spielen mit dem Gedanken, auf ein papierloses Büro umzusteigen. Nicht immer lässt sich ein Büro komplett ohne Papier realisieren. Es ist aber in der Tat möglich, dank Digitalisierung das Papiervorkommen drastisch zu senken und beispielsweise einen Geschäftsbereich papierlos zu verwalten. Worin liegen die Vorteile, und wie geht man vor?

Vorteile der Digitalisierung

Der Umstieg auf digitale Akten und die Dokumentenverwaltung am Computer bringt diverse Vorteile mit sich – und das unabhängig von der Größe des Unternehmens, der Branche oder dem Standort. Die Digitalisierung ist beispielsweise eine gute Möglichkeit für Oldenburger Unternehmen Ordnung ins Geschehen zu bringen und Ressourcen zu schonen. Der Verzicht auf Papier schont sowohl die Umwelt als auch das Budget. Optimierte Prozessabläufe, weniger Aufwand und schnellere Bearbeitung gehören zu den Vorteilen der Digitalisierung. Ein papierloses Büro macht darüber hinaus das Suchen, Bearbeiten, Weiterleiten, Teilen und Auswerten leichter. Speziell für Bereiche wie die Buchhaltung bzw. die Rechnungsbearbeitung und das Personalwesen empfiehlt sich die Digitalisierung.

Weniger (Papier) ist mehr

Bevor vollkommen auf Dokumente und Akten verzichtet werden kann, sollte das Papieraufkommen schrittweise reduziert werden. Aufkleber und Mitteilungen minimieren unerwünschte Post; manche Geschäftspartner und Lieferanten kann man um die digitale Rechnungsausstellung bitten und wenn Mitarbeiter intern Daten über das Computernetzwerk weiterleiten, entfallen unnötige Kopien und Ausdrucke. Abonnierte Zeitungen und Zeitschriften sollte man abbestellen, denn sie können online gelesen werden. Kontaktdaten von Visitenkarten lassen sich am PC abspeichern, und Nachschlagewerke und einschlägige Literatur sind oft als E-Book im Internet erhältlich.

Akten einscannen

Alle Dokumente, auf die man nicht verzichten kann, und Akten, die digital archiviert werden sollen, müssen eingescannt werden. Es gibt hier die Möglichkeit, sich mit einem professionellen Scanner auszustatten und Personal mit der Aufgabe der Datenerfassung und Digitalisierung zu beauftragen. Und was geschieht hinterher mit dem Papier und den digitalen Kopien davon? Gerade dieser Schritt führt Unternehmen oft vor Augen, dass aller Anfang schwer ist.

Scandienstleister – ja oder nein?

Es bietet sich in vielerlei Hinsicht an, einen Dienstleister für die Digitalisierung zu beauftragen. Die Scanspezialisten verfügen nicht nur über hochmodernes Equipment, das mit jeder Art von Schriftgut und den verschiedensten Papiergrößen und Dokumentarten – auch mit Fotos, Büchern und alten oder beschädigten Dokumenten – fertig wird, sondern erledigen die Aufgabe dank erfahrenen Mitarbeitern auch schneller und genauer. Einige der Scandienstleister bieten nicht nur das Scannen von Akten an, sondern stellen ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) zur Verfügung, mit dem die digitalen Daten eingesehen, bearbeitet und gespeichert werden. Des Weiteren ist es möglich, durch den Dienstleister hinterher die Akteneinlagerung, Archivierung oder Aktenvernichtung durchführen zu lassen. Näheres dazu findet sich auf www.digitalarchivieren.de. Zwar mag es auf den ersten Blick günstiger sein, das Scannen selbst zu übernehmen, aber die Vorteile des Outsourcings überwiegen.

Fazit

Der anfängliche Mehraufwand lohnt sich, denn schon beim Reduzieren des Papieraufkommens stellen sich Verbesserungen ein. Ein reibungsloser Workflow, aktuelle und leicht zugängliche Daten sowie eine platzsparende und einfache Archivierung sprechen für das papierlose Büro. Wird die Digitalisierung durch einen Scandienstleister durchgeführt und an ein professionelles Dokumentenverwaltungssystem gekoppelt, macht sie das effizientere Arbeiten möglich und senkt die Kosten.

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